Una de las principales ventajas que las personas perciben en la digitalización de su día a día es que les ahorra tiempo en multitud de operativas y, como dijo Thomas Edison, «el tiempo es realmente el único capital que tiene cualquier ser humano, y lo único que no puede permitirse perder». Así, cualquier solución que nos ahorre tiempo es de infinito valor tanto para las personas como para las empresas.
Una de las tareas las empresas requieren hacer con regularidad es la firma de documentos, para que sus clientes den el consentimiento expreso a contratos, acuerdos, nóminas, reservas, check-in… Sin embargo, el simple hecho de imprimir y entregar las copias a los clientes necesita un proceso que no suele ser rápido.
Además, estos procesos generan una gran cantidad de papel, lo que, además de no ser sostenible para el medio ambiente, provoca por una parte que la empresa deba almacenar los documentos firmados, en algunos casos durante años por imperativo legal, y que la persona deba hacer lo mismo en su casa. Y sinceramente, ¿cuántas veces hemos necesitado consultar un documento que hace años que ignoramos dónde guardamos?
Por estos y otros motivos, muchas empresas están optando por digitalizar la firma de sus clientes a la hora de que estos den su consentimiento a una determinada operación. Por ejemplo, los sectores de retail de lujo o de hospitality y alojamientos hoteleros son los que más están optando por esta solución.
¿En qué consiste la digitalización de la firma? Se trata simplemente de pasar el trazo manual de la persona, que realiza sobre una pantalla electrónica, a un formato digital. Por ejemplo, cuando recibimos una carta certificada, un paquete o cuando firmamos un contrato bancario, y firmamos en una pantalla en vez de en un recibo de papel.
Es diferente de la firma electrónica o la firma digital, que requieren además una comprobación de seguridad añadida. El hecho de elegir un sistema u otro dependerá del nivel de riesgo de la operación, e incluso en algunos sectores como el financiero es obligatorio que en la firma de documentos a distancia se realice una verificación digital.
Sin embargo, para muchos sectores, es suficiente con la digitalización de la firma. ¿Qué ventajas tiene este sistema?
1. Ahorro de tiempo y espacio
Hoy en día la mayoría de documentos se generan digitalmente. El hecho de tener que imprimirlos para que el cliente los firme implica un tiempo extra a la gestión, eso sin contar que la impresora esté ocupada o no funcione correctamente.
2. Documentos más seguros
Además, si la firma se hace sobre un documento físico, este debe ser guardado correctamente, tanto para consultas futuras como porque generalmente contienen datos protegidos por la GDPR. Es más fácil almacenar con seguridad un documento digital que no infinidad de archivos físicos. También existe el riesgo de que la persona pierda su copia, lo que afectaría a su experiencia con nuestra empresa.
3. Mejora la experiencia del cliente
Gracias a los dos puntos anteriores, ofrecemos una mejor experiencia a nuestro cliente. En un mundo cada vez más tecnológico, el hecho de hacer esperar a las personas para que firmen un documento físico se percibe como un proceso anticuado que les genera impaciencia e inconveniencia.
4. Facilita la gestión de la documentación
Para la empresa, el hecho de tener los documentos firmados digitalizados implica, además del ahorro de espacio, una gestión posterior más fácil, ya que se pueden realizar búsquedas y consultas rápidamente según su clasificación o incluso por palabras clave. Se tardan segundos en encontrar el archivo necesario, en vez de ponernos a explorar entre viejas cajas y archivos.
5. Comprobación legal del consentimiento
Una de las ventajas de la digitalización de la firma es que tiene la misma validez legal que una firma física si se realiza con dispositivos específicos de captura, y ante un problema, un perito judicial puede comprobar que la persona realmente firmó el documento o, si es el caso, que la firma es falsa y la persona estaba, por ejemplo, suplantando una identidad.
A veces, la transformación digital está en los pequeños detalles, y quizás son los que más pueden llegar a valorar nuestros clientes: Un futuro sin papel, más seguro y cómodo.
