Cada día, por la recepción de un Ayuntamiento pasan decenas de personas. Vecinos que vienen a una cita, proveedores, representantes de asociaciones, empresas que quieren presentar un proyecto al alcalde o a una concejala…, todas ellas dejan un rastro: quiénes son, a qué hora llegan, con quién se reúnen y para qué.
Durante años, ese rastro se ha quedado en un libro de firmas, una hoja de cálculo o, sencillamente, en la memoria del personal de conserjería. Pero la transparencia en la actividad de los cargos públicos y la trazabilidad de las visitas a las dependencias municipales han dejado de ser un «extra» para convertirse en una exigencia legal y ciudadana.
La pregunta clave es: ¿cómo se recoge hoy esta información en los ayuntamientos?
No es una pregunta sencilla, porque para empezar no existe una única regla para todo el país. La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, fija el marco básico estatal, pero cada comunidad autónoma ha desarrollado su propia normativa, con obligaciones distintas sobre las agendas de los altos cargos y su relación con los grupos de interés. En este artículo analizamos un caso concreto: Cataluña, una de las comunidades pioneras en regular los grupos de interés y su registro.
Qué exige la normativa en Cataluña
En Cataluña, el marco de referencia es la Ley 19/2014. Su ámbito de aplicación incluye expresamente a los entes locales y, entre los principios de actuación de los altos cargos se recoge la transparencia de su agenda oficial a efectos de publicidad del Registro de grupos de interés. El Decreto 8/2021 concreta esa obligación.
Estos son los puntos que más afectan a un Ayuntamiento:
- Quién está obligado. Según el artículo 7, son altos cargos locales, en todo caso, los cargos electos y los titulares de órganos con funciones de gestión o ejecución de carácter superior. Cada Ayuntamiento concreta el resto según su organización.
- Qué hay que publicar. El artículo 33.1.a) obliga a hacer públicas, con periodicidad mensual, las agendas de los altos cargos en lo relativo a contactos y reuniones con grupos de interés.
- Con qué detalle. Como mínimo, la fecha de la reunión, el nombre del grupo de interés, la persona o personas que actúan en su nombre y el objeto de la reunión, con precisión suficiente para conocer su contenido principal.
Los grupos de interés son cualquier persona física o jurídica, u organización sin personalidad jurídica, que realice actividades que puedan influir en las políticas públicas o en la toma de decisiones, ya sea en defensa de un interés propio, de terceros o general. Es decir, una parte importante de las visitas que recibe un cargo municipal.
El problema: la información existe, pero no se registra
La norma está clara, pero su aplicación, no tanto. Los datos del Informe anual de transparencia 2024 de la Síndica de Greuges dibujan una situación que muchos técnicos municipales reconocerán:
- Solo el 12,2 % de los Ayuntamientos catalanes publica los contactos y reuniones mantenidos con grupos de interés.
- Solo el 2,3 % de los Ayuntamientos comprueba si el grupo de interés con el que se reúne está inscrito en el Registro.
- En los municipios de menos de 500 habitantes, la publicación de estas reuniones apenas llega al 3,4 %.
Lo más revelador es el diagnóstico es que la caída en el número de reuniones publicadas parece deberse más a la falta de registro de estas actividades que a una disminución real de la actividad de influencia. Y añade que, si las Administraciones no disponen de un sistema para incorporar esta información a sus agendas, difícilmente los resultados mejorarán.
En otras palabras: las reuniones se celebran, pero el dato se pierde por el camino. Y suele perderse en el mismo punto, la recepción:
- Registros en papel o en hojas de cálculo, difíciles de consultar y explotar meses después.
- Datos incompletos o ilegibles: nombres mal transcritos, entidades sin identificar, sin hora de salida.
- Información dispersa entre conserjería, secretaría de alcaldía y cada concejalía.
- Riesgos de protección de datos, con libros de visitas a la vista de cualquiera y sin una base legal clara para cada tratamiento.
- Trabajo manual a final de mes para reconstruir qué reuniones hubo y publicarlas en el portal de transparencia.
La solución: que el dato nazca bien desde la recepción
Si el problema empieza en la recepción, la solución también. En Delta hemos desarrollado una solución que digitaliza y automatiza la gestión de visitantes: quién accede a las dependencias municipales, cuándo lo hace, con quién mantiene la visita y por qué motivo.
- Registro e identificación automatizada del visitante, a partir de la lectura de su documento de identidad, sin transcripciones manuales.
- Fecha y hora de entrada y salida, registradas automáticamente.
- Persona o departamento visitado, para saber en todo momento con quién se reúne cada visitante.
- Motivo de la visita, recogido de forma estructurada desde el primer momento.
- Trazabilidad y consulta posterior de toda la información, con búsquedas por fechas, personas o entidades.
- Gestión de autorizaciones y protección de datos, con la firma digital de consentimientos e información sobre el tratamiento.
- Explotación de la información para facilitar los procesos internos de transparencia.
El resultado va más allá de la seguridad y el control de accesos. Cuando llega el momento de preparar la publicación mensual de la agenda, el Ayuntamiento ya dispone de información estructurada sobre fechas, personas, entidades y motivos.
La identificación se hace en segundos y la solución puede funcionar desde dispositivos como un móvil o una tablet, integrándose con los sistemas de gestión de la entidad.
Esta solución ya se utiliza en Administraciones Públicas como el Ayuntamiento de Alcobendas, donde permite gestionar de forma digital el registro de visitas a sus dependencias.
De la recepción a la transparencia, sin pasos intermedios
La transparencia no empieza en el portal web del Ayuntamiento. Empieza mucho antes, en el momento en que alguien cruza la puerta y se identifica en recepción. Si ese primer dato se recoge bien, todo lo demás (la seguridad, la trazabilidad y la rendición de cuentas) resulta mucho más sencillo.
Tecnología para una Administración más segura, transparente y trazable: eso es lo que proponemos. ¿Quieres ver cómo funcionaría en tu Ayuntamiento? Contacta con nosotros.
