Check-in online para hoteles: La guía definitiva

Tenemos más ganas de viajar que nunca, pero no lo hacemos de la misma forma. De forma sutil, casi inconsciente, nuestros hábitos y preferencias a la hora de viajar han cambiado, y una de las principales diferencias que marcará el 2023 es el papel destacado de la tecnología en diferentes fases del viaje. Los viajeros no solo utilizarán internet y sus dispositivos para buscar información sobre su próximo destino, y reservar un vuelo o un hotel, sino que el uso de la tecnología irá mucho más allá, en aspectos que hace solo unos años no podíamos ni imaginar.

Según el estudio de Amadeus Travel Trends 2023, los viajeros en el 2023 empezarán a explorar las posibilidades del Metaverso, utilizarán tecnología biométrica para pagar sin dificultades durante el viaje, y serán cada vez más nómadas gracias al teletrabajo, con lo que los viajes pasarán de ser un ocio esporádico a un estilo de vida. En general, la tecnología será cada vez más un recurso para facilitar cualquier tránsito o gestión relacionada en cualquier punto del viaje, no solo en la fase inicial de búsqueda y reserva.

¿En qué se traduce esto para los alojamientos turísticos? El sector de hospitality hace ya un tiempo que está inmerso en su transformación digital, una transformación que se ha visto acelerada por la pandemia de COVID-19 y la necesidad de reducir al mínimo el contacto físico, facilitar la operativa online y, por supuesto, reducir costes optimizando al máximo las gestiones del día a día. Y aquí es donde entra en juego el check-in online para hoteles y alojamientos turísticos.

De hecho, el check-in online no es una tecnología nueva, pero su implementación y uso se han propulsado debido a la COVID-19, por los motivos que hemos comentado antes, una mayor preferencia a operar sin contacto físico y el incremento del uso de dispositivos digitales por parte de usuarios de diferentes segmentos de edad. Un estudio de Oracle, A data-driven look at Hospitality’s recovery, ya se indicaba que el 71% de los consumidores son más propensos a alojarse en un hotel que ofrece tecnología de autoservicio, y el 73% de los hoteleros están de acuerdo en que la tecnología de autoservicio será cada vez más importante para su negocio.

¿Qué es el check-in online para hoteles y alojamientos turísticos?

El check-in online es una tecnología que permite a los usuarios o al propio alojamiento realizar el check-in de los huéspedes a distancia, desde cualquier lugar y dispositivo. Hay aplicaciones que permite que el propio huésped sea el que se registre y haga el check-in online, pero otros sistemas optan porque sea el hotel quién haga el registro, por ejemplo, en el traslado del aeropuerto o estación al hotel, o mientras los huéspedes esperan cómodamente tomando algo en el bar del hotel, con tablets que lleva el personal designado por el alojamiento. Este segundo sistema busca facilitar al máximo el registro de los viajeros, proporcionándoles una experiencia todavía más cómoda y rápida para un trámite —el registro en el hotel— que es obligatorio, pero que a ellos no les aporta ningún valor añadido en ese momento.

¿Cuáles son los beneficios de implantar un software de check-in para hoteles?

Aunque, como hemos comentado, su uso se ha incrementado significativamente desde el 2020, sus beneficios van mucho más allá, y será una de las tecnologías que se consoliden en el sector de forma más inmediata, ya que presentan claros beneficios tanto para los alojamientos como para los clientes.

 

Beneficios para los hoteles y alojamientos turísticos

  • Mejorar la experiencia de los clientes: En un entorno cada vez más competitivo, es esencial proporcionar experiencias no solo a nivel del alojamiento físico en sí, sino experiencias digitales en cualquier punto del proceso que faciliten las gestiones y mejoren la percepción del cliente sobre nuestra marca.
  • Reducción de las tareas de poco valor añadido: Al reducir la carga de trabajo en tareas como el registro físico de huéspedes en la recepción, permitimos que el personal del hotel se centre en una mejor acogida y atención al viajero, proporcionando una mejor experiencia en el trato personal, cosa que sí valoran los clientes.
  • Reducción de errores en la captura de datos: Al ser un proceso 100% digital y automatizado, con un dispositivo que lee los datos directamente del documento de identidad, prácticamente se eliminan los errores derivados de la introducción manual de los datos, que a menudo se tenía que hacer de forma rápida y poco cuidadosa debido a las colas de espera.
  • Mejora del historial de datos para la toma de decisiones estratégicas: Las gestiones digitales permiten la obtención de un historial de datos que, de forma agregada, nos permite tomar mejores decisiones estratégicas, conocer mejor a nuestros clientes, e incluso ofrecer una atención y promociones personalizadas.
 

Beneficios para los huéspedes

  • Evitamos que tengan que esperar haciendo cola en la recepción del hotel, probablemente después de un largo y cansado viaje, con lo que mejora su experiencia.
  • Pueden recibir notificaciones sobre información de interés: estado de la habitación, información sobre su reserva, otros servicios disponibles, e incluso comunicarse de forma rápida y fácil con el establecimiento.
 

En definitiva, el check-in online mejora la experiencia del huésped, lo que en si ya es un beneficio para el alojamiento turístico, pero además consigue que esta sea más competitiva en un terreno de juego cada vez más digital. 

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