Hace unos meses hablábamos de la entrada en vigor de la Tarjeta de Registro de Alojamientos Turísticos (TRA) en Colombia, un sistema para que los prestadores de servicios de alojamientos turísticos lleven a cabo el registro de huéspedes de acuerdo con lo que dispone el artículo 22 de la Ley 2026 de 2020.
Ya explicábamos que esta nueva normativa tiene ventajas tanto para los usuarios como para las empresas, ya que establece un sistema de información estadística más exacta por parte del DANE, impulsará la digitalización de procesos, garantizará una mayor seguridad para todos los ciudadanos, y simplificará el proceso de registro en el hotel o alojamiento turístico.
Sin embargo, su implementación práctica ha generado muchas dudas y consultas entre las empresas de hospedaje del sector turístico, y a las que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia intenta responder en su web. ¿Cuáles son las más frecuentes y las consultas que también ha recibido DELTA?
¿Tiene mi empresa que realizar la diligencia de la TRA?
Esta diligencia aplica a todos los prestadores de servicios de alojamiento turístico recogidos en la Ley 300 de 1996 y en el Decreto 1074 de 2015:
- Establecimientos de alojamiento turístico: albergues, apartahoteles, campamentos, centros vacacionales, glampings, hostales, hoteles y refugios.
- Viviendas turísticas: apartamentos turísticos (ya se destinen total o parcialmente al servicio de alojamiento), casas y fincas turísticas, alojamientos rurales.
- Otros tipos de hospedaje o alojamiento turístico.
¿Cómo ingreso la información a la Tarjeta de Registro de Alojamiento?
El primer requisito es común a todas las empresas de hospedaje: Deben disponer de un número activo de Registro Nacional de Turismo o RNT, y tener acceso al correo electrónico que figure registrado en esta plataforma, ya que es donde se enviará el token o contraseña para implementar la TRA. Este registro es obligatorio para todos los prestadores de servicios turísticos que efectúen operaciones en Colombia.
A partir de aquí, el sistema TRA ofrece diferentes opciones según el nivel de digitalización del prestador de servicios de alojamiento. Y es también en este punto donde se diferencian las empresas que mejor podrán aprovechar las ventajas que supone implementar la TRA. El artículo 5 de la Resolución 700 de 2021 establece tres grupos:
- Acceso para prestadores de servicios de alojamiento turístico que cuenten con infraestructura tecnológica o nube a través del sistema de gestión desarrollado para alojamiento PMS (Property Management System), con conexión a internet y que hayan autorizado al administrador del PMS para la transmisión de datos al SIAT. Es la forma más cómoda y fácil de realizar esta diligencia, ya que es el método más automatizado. Las empresas que cuenten con soluciones que se integren con la TRA podrán agilizar el trámite y, por lo tanto, reducir el tiempo de espera de sus huéspedes, y a la vez minimizar los errores de las gestiones manuales.
A nivel de requerimientos tecnológicos, la empresa solo necesita un software de alojamiento donde se genere una base de datos con la información de los huéspedes.*
- Acceso para prestadores de servicios de alojamiento turístico que cuenten con conexión a internet, sin infraestructura tecnológica. En este caso, se informa directamente en la plataforma, pero sin las ventajas de un sistema integrado que agilice el proceso. Se trata, de forma muy simplificada, de un formulario online que deberemos cumplimentar de forma manual, con el tiempo que conlleva, y la posibilidad de que introduzcamos datos erróneamente, especialmente en épocas de alta afluencia de huéspedes.
Para el segundo grupo, se indican los requerimientos de navegador Chrome versión 8.7 o posteriores; o Firefox 1.6 o posteriores. Máquina: 1 GB de memoria RAM en cualquier sistema operativo que tenga los anteriores navegadores.
- Versión descargable para prestadores de servicios de alojamiento turístico que no cuenten con infraestructura tecnológica ni conexión permanente a internet, o que cuenten con una conexión inestable que no garantice poder finalizar la diligencia. En este caso, la información se registra en la plataforma descargada, y mensualmente se deberá reportar a la TRA el primer día hábil del siguiente mes.
Como en el grupo dos, se indica navegador Chrome versión 8.7 o posteriores; o en Firefox 1.6 o posteriores. Los requerimientos de memoria son mayores, al tener que descargarse el aplicativo: Máquina: 2 GB de memoria RAM en cualquier sistema operativo que tenga los anteriores navegadores. También se recomienda tener instalado un editor de Excel.
El Gobierno ha proporcionado muchas facilidades para que los hoteles, alojamientos turísticos y otros prestadores de servicios de hospedaje con diferentes niveles de digitalización puedan cumplir con la normativa. Sin embargo, aquellos menos digitalizados perderán las ventajas de rapidez, eficiencia y comodidad que comporta este sistema de diligencia informativa para registrar huéspedes. Por ello, esperamos que la normativa, además de las ventajas que hemos expuesto anteriormente, suponga un impulso para la digitalización del sector.
*Todos los requisitos indicados en este post se han actualizado a fecha 17 de febrero de 2023. Consultar el web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia para una confirmación de los requesitos más actualizada.
