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Nueva normativa sobre el registro de viajeros: ¿Está tu empresa preparada?

¿A quién se dirige la nueva normativa de registro de viajeros?

Esta nueva normativa afecta a dos grandes sectores, por una parte, las empresas que se dedican a actividades de hospedaje en el sector turístico, lo que incluye:

  • Hoteles, hostales, pensiones y casas de huéspedes
  • Casas rurales y establecimientos de turismo rural
  • Campings y bungalows
  • Apartamentos turísticos
  • Alojamientos vacacionales
  • Zonas de estacionamiento de autocaravanas
  • Operadores turísticos
  • Plataformas digitales dedicadas a la intermediación;

 

y por otra las empresas de alquiler de vehículos de motor.

¿Qué cambios implica la nueva normativa del registro de viajeros?

Hasta ahora la empresa o persona tenía la obligación de realizar un solo envío de datos, que se llevaba a cabo cuando el cliente llegaba al alojamiento. Sin embargo, con la nueva normativa hay que realizar dos tipos de comunicaciones diferentes:

  1. Comunicación al formalizar la reserva: Con independencia de cuándo vaya a realizarse la estancia, se debe realizar una primera comunicación de datos al hacerse efectiva la reserva. Si antes de la estancia la reserva se modifica o se anula, también debe comunicarse.
  2. Comunicación al hacer efectivo el alojamiento, es decir, cuando el huésped o huéspedes llegan al alojamiento y se registran. Se deberá realizar un comunicado directamente a la pasarela que el Ministerio de Interior ha habilitado a tal efecto, con nuevos campos de información como el número de soporte del documento (que es diferente del número del documento de identidad), el teléfono fijo y el móvil, y el correo electrónico, el número de viajeros, y la relación de parentesco en caso de que alguno sea menor de edad. Puedes consultar la lista completa de datos a comunicar en el Anexo I del Real Decreto 933/2021.

 

Esta segunda comunicación se realizará directamente en la plataforma SES Hospedajes del Ministerio del Interior. Según indica la web, como paso previo y necesario para poder operar en sistema, los sujetos obligados deberán registrarse en la aplicación, y se requiere certificado digital o estar dado de alta en el sistema cl@ve. En la propia web indican cuáles son los pasos a seguir para realizar tanto el registro inicial como las comunicaciones de los huéspedes.

Los titulares de los alojamientos serán los responsables de la exactitud de los datos, por lo que deberán asegurarse en primer lugar de que la información proporcionada por los viajeros es correcta, y por otra que se introduce en el sistema sin errores, lo que es un problema para aquellos alojamientos que todavía no tienen automatizado ni digitalizado el proceso de registro.

Además, todas las empresas, excepto las personas que desarrollen actividades de hospedaje de forma no profesional, están obligadas a crear un registro informático con los datos recopilados y conservarlo durante un plazo de tres años a partir de la finalización del servicio. Esto obliga no solo a la creación del registro, sino a asegurarse de que los datos queden debidamente almacenados a nivel de seguridad digital, ya que se trata tanto de datos personales como de datos financieros relativos a la transacción económica, como el número de referencia, fecha, firmas, o datos del pago, la identificación del medio de pago, el titular del medio de pago, la fecha de caducidad de la tarjeta o la fecha del pago, entre otros, que están protegidos por la RGPD.

La normativa pasa pues a requerir una recogida de datos exhaustiva, lo que no es fácil para el alojamiento, e incluso ha sido criticada por algunos expertos del sector que indican que ciertas comprobaciones no deberían ser a cargo del alojamiento, sino de las fuerzas de seguridad. Sin embargo, la parte positiva es que las soluciones de registro de huéspedes están cada vez más automatizadas, lo que facilitará la adaptación del sector hospitality a estos cambios en la normativa.

Soluciones cada vez más automatizadas para el registro de huéspedes

Como hemos comentado, la ventaja del sector es que cada vez las soluciones para el registro de huéspedes están más automatizadas, lo que facilita por una parte la atención a los viajeros, ya que evita el tiempo de colas y esperas que comportaban los registros manuales, y por otra permitirá realizar la comunicación de forma automática y sin errores, un punto clave para cumplir con la normativa y evitarnos problemas.

Este ha sido precisamente uno de los motivos por los que las soluciones de Delta para el registro de huéspedes automatizado y el check-in online han sido un éxito en la pasada edición de FITUR 2023, para pequeños hoteles, campings y alojamientos turísticos privados que buscan soluciones para cumplir con el nuevo cambio normativo, y a la vez quieren ofrecer mejores experiencias a sus clientes y fidelizarlos:

  1. Nuestro OCR es más rápido y seguro, por lo que, los documentos se procesan a una mayor velocidad.
  2. Mejores resultados de lectura en documentos capturados con escáner y, especialmente, en documentos capturados desde cámara (smartphone o tablet).
  3. Funcionalidad de Face Verify, que compara la imagen del documento de identidad con la imagen capturada a través de la cámara del dispositivo.
  4. Incorporamos más datos de seguridad a la lectura, para cumplir con los requisitos de la nueva regulación: número de documento de identidad y número de soporte (Doc Number- ID Number).

 

Además, debido a la solicitud de algunos de nuestros clientes, que requerían este campo específico, incorporamos el código postal para ciertos documentos que contienen impreso el CP en el campo dirección, por ejemplo, el ID de Alemania. Nuestra solución es flexible para adaptarnos al cumplimiento de las normativas de los respectivos países si solicitan datos diferentes.

 

¿Quieres ver una demo de nuestras soluciones? Contacta con nosotros.

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