El check-in online en establecimientos turísticos es cada vez más común. Esta práctica permite simplificar el proceso de registro y gestión de huéspedes. Herramientas como Delta permiten realizar el check-in tanto presencial como online de manera sencilla y rápida, cumpliendo con la normativa y verificando la identidad de los huéspedes. Además, existen soluciones tecnológicas como terminales de check-in automático y check-out Exprés para mejorar la eficiencia en la entrada y salida de los huéspedes.
¿Qué es el check-in online en establecimientos turísticos?
El check-in online es una modalidad de registro para los huéspedes que cada vez está más extendida en los establecimientos turísticos. Se trata de un proceso que permite a los usuarios completar el check-in antes de llegar al hotel, a través de plataformas digitales o aplicaciones móviles. Mediante esta herramienta, el huésped puede proporcionar sus datos personales, número de reserva, documentos de identidad, etc. Esto hace que el proceso de entrada y registro en el hotel sea más ágil y eficiente, ya que no es necesario hacer cola para completar estos trámites en la recepción.
El check-in online no solo supone una ventaja para el huésped, sino también para el establecimiento turístico, ya que contribuye a mejorar la gestión de los registros, optimizar el tiempo de los recepcionistas y prestar un servicio de mayor calidad a los clientes. Además, el check-in online es un aliciente para aquellos viajeros que buscan comodidad y rapidez en la realización de los trámites previos al alojamiento.
¿Cómo aplicar el check-in online en hoteles?
Implementar un proceso de check-in online en hoteles es una estrategia eficaz para mejorar la experiencia del huésped y agilizar las operaciones. Aquí te dejamos un paso a paso estándar para implementar el check-in online en tu establecimiento turístico.
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Sistema de Reservas en Línea:
- Asegúrate de tener un sistema de reservas en línea integrado en tu sitio web. Esto permitirá a los huéspedes hacer reservas desde cualquier lugar.
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Comunicación Clara:
- Informa a los huéspedes sobre la opción de check-in en línea a través de tu sitio web, correos electrónicos de confirmación de reserva y otras comunicaciones.
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Plataforma de Check-in en Línea:
- Implementa una plataforma de check-in en línea o una aplicación móvil. Asegúrate de que sea fácil de usar y esté disponible para las plataformas móviles más comunes.
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Registro de Datos:
- Diseña un formulario de registro en línea que recoja la información necesaria, como detalles de contacto, preferencias de habitación y cualquier solicitud especial.
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Documentos Digitalizados:
- Permite a los huéspedes cargar documentos de identificación y otros documentos necesarios de manera segura.
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Firma Electrónica:
- En la mayoría de casos, necesitarás ofrecer la opción de firma electrónica para aceptar términos y condiciones, políticas del hotel, etc. a tus huéspedes.
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Proceso de Pago Anticipado:
- Ofrece la opción de realizar el pago anticipado durante el proceso de check-in en línea para agilizar aún más el proceso.
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Confirmación y QR Code:
- Después de completar el check-in en línea, envía una confirmación junto con un código QR o un número de confirmación que los huéspedes puedan escanear o presentar en la recepción.
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Personal de Recepción Informado:
- Asegúrate de que el personal de recepción esté informado sobre los huéspedes que han completado el check-in en línea. Esto permite una transición suave y una atención personalizada.
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Áreas Designadas para Check-in:
- Designa áreas específicas en el hotel donde los huéspedes puedan recoger llaves, recibir asistencia o hacer preguntas después de completar el check-in en línea.
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Asistencia en Línea:
- Proporciona soporte en línea o asistencia telefónica para aquellos huéspedes que puedan tener dificultades con el proceso de check-in online.
Ventajas del check-in online en establecimientos turísticos
- Rapidez y eficiencia en el proceso de registro del huésped.
- Reducción de las filas y esperas en la recepción del hotel.
- Mayor comodidad para el huésped al poder realizar el registro desde cualquier lugar.
- Posibilidad de personalizar el formulario de registro con campos adicionales.
- Ahorro de tiempo y recursos para el alojamiento al no tener que utilizar papel.
Verificación de la identidad del huésped para garantizar la seguridad
Para garantizar la seguridad de los huéspedes y del alojamiento, es esencial comprobar la identidad del huésped durante el proceso de registro. Las herramientas de check-in online permiten la lectura de documentos de identidad y pasaportes, así como la integración con soluciones de gestión de registro de huéspedes y exportación de datos a las autoridades correspondientes.
El proceso de registro de huéspedes en la era digital
En la era digital, el registro de huéspedes se ha visto altamente simplificado gracias a la implementación del check-in online en establecimientos turísticos. A través de diversas herramientas tecnológicas, el proceso de entrada y registro de huéspedes se ha vuelto más rápido y eficiente, permitiendo una mayor comodidad tanto para el huésped como para el personal del establecimiento.
Registro de datos de huéspedes, documentos y su exportación
El check-in online permite la captura de datos de los huéspedes de manera rápida y sencilla. Incluso, existen herramientas como Delta que permiten la lectura de documentos de identidad y pasaportes de cualquier país. Además, es posible exportar los datos capturados a una hoja de Excel para facilitar su gestión y cumplir con la normativa sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros.
Simplificación y rapidez del proceso de entrada y registro de huéspedes
Las herramientas disponibles para realizar el check-in online, permiten realizar el proceso desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que se traduce en una mayor comodidad para los huéspedes. Por otro lado, para establecimientos con grandes afluencias de turistas, se pueden utilizar terminales de check-in automático, lo que permite la entrada y registro de huéspedes de forma rápida y sencilla.
Terminales de check-in automático por reconocimiento facial
Las tecnologías de reconocimiento facial permiten la identificación de los huéspedes en cuestión de segundos, lo que reduce el tiempo de espera y optimiza la gestión del registro en establecimientos de alta afluencia de turistas. Si bien no es una tecnología ampliamente utilizada en la actualidad, su implementación se perfila como una tendencia en el futuro cercano.
Proceso de registro del huésped desde un enlace de confirmación automático
Una vez que el huésped haya reservado su estancia, se enviará un enlace de confirmación automático para realizar el registro. Desde ese enlace, el huésped podrá acceder a un formulario personalizado, en el que se le pedirá que introduzca la información necesaria.
