La industria hotelera siempre ha sido un sector con una alta competencia. Sin embargo, recientemente esta competencia se ha vuelto, si cabe, todavía más acérrima. Por una parte, la digitalización ha llevado a los hoteles y alojamientos turísticos a adaptarse a un nuevo terreno de juego, siendo uno de los sectores con más transacciones digitales desde hace ya años. Por otra parte, los viajes no paran de incrementarse, no solo en 2024 se prevé que el turismo internacional alcance cifras prepandemia, sino que muchas personas han manifestado que viajar se ha vuelto más importante para ellas después de la pandemia.
Más viajeros, pero más competencia y mayor necesidad de digitalización. ¿Cómo hacer frente a este escenario? Uno de los mejores enfoques estratégicos será implementar aquellas herramientas y recursos que nos permitan mejorar la eficiencia operativa en nuestro hotel o alojamiento turístico, para evitar actividades automatizables y/o con poco valor añadido, y poder centrarnos en lo que realmente importa: La satisfacción del cliente.
Como seguramente ya habrás intuido, esto pasa por la digitalización. En este artículo nos centraremos en una de las soluciones digitales que consideramos fundamentales en el sector de hospedaje turístico: Un sistema de gestión de propiedades o PMS.
1. ¿Qué es un PMS y por qué es relevante en la industria hotelera?
Un PMS es una plataforma tecnológica diseñada para ayudar a gestionar las diversas tareas asociadas con la operación de un hotel o alojamiento turístico, desde la gestión de reservas hasta el análisis de datos. Este sistema centraliza funciones como las reservas, la facturación, la gestión de habitaciones y la comunicación con los huéspedes, mejorando así la eficiencia y la efectividad del negocio.
2. Funcionalidades clave de un PMS
Hoy en día los PMS ofrecen una amplia gama de funcionalidades, personalizables según las necesidades de cada hotel o alojamiento. Las más habituales son:
Gestión de reservas y ocupación
Permite gestionar todas las reservas de manera centralizada, asegurándonos de que la información esté actualizada en tiempo real y evitando problemas de overbooking.
Administración de tarifas y facturación
Con un PMS, podemos ajustar las tarifas de manera dinámica según la demanda o la estacionalidad, además de facilitar la facturación para los huéspedes.
Gestión del registro de clientes
Un PMS integrado con un sistema de check-in online agiliza la llegada y el registro de los huéspedes a nuestro establecimiento, ofreciéndoles por una parte una atención personalizada más cualitativa y sin esperas, y facilitando el cumplimiento de la normativa de registro de huéspedes que aplica en países como España o Colombia.
Gestión de relaciones con los clientes (CRM)
La funcionalidad CRM integrada en un PMS nos permite mantener un registro detallado de las preferencias y el historial de los huéspedes, lo que facilita la personalización de servicios y favorece la fidelización del cliente.
Reportes y análisis de datos
Un PMS proporciona herramientas de análisis y generación de informes que nos ayudan a tomar decisiones informadas basadas en datos concretos sobre la ocupación, los ingresos y otros indicadores clave de rendimiento.
3. Ventajas de integrar un PMS en tu hotel o alojamiento turístico
- Mejora de la eficiencia operativa: Si automatizamos las tareas repetitivas o de poco valor añadido y centralizamos la información, nuestro personal podrá enfocarse a tareas más estratégicas y en la atención al cliente.
- Optimización de la gestión de ingresos: Un PMS nos facilita la gestión de las tarifas y promociones, optimizando así los ingresos a través de estrategias de revenue management más efectivas.
- Centralización de la información: La información de todas las áreas del hotel se centraliza en un solo sistema, lo que nos facilita el acceso y la gestión de datos críticos en tiempo real.
- Mejora en la comunicación interna: Un PMS mejora la comunicación entre los diferentes departamentos de nuestra empresa, asegurando que todos tengan acceso a la información actualizada y relevante para sus funciones.
4. El papel del check-in online en la experiencia del huésped
Dentro de todas las posibilidades de integración que ofrece un PMS, el check-on online se está convirtiendo en una funcionalidad especialmente crítica, tanto en lo que respecta a la mejora de la operativa interna como en la atención al cliente.
Para empezar, el check-in online permite a nuestros huéspedes registrarse antes de su llegada, lo que reduce significativamente el tiempo de espera en la recepción. Así, al ofrecer un proceso de check-in rápido y conveniente, podemos mejorar la experiencia del huésped desde el momento de su llegada. Y no olvidemos que los huéspedes están cada vez más digitalizados, por lo que poder hacer el check-in desde cualquier lugar y en cualquier momento es un valor añadido.
La integración del check-in online con un PMS permite que los datos del huésped se actualicen automáticamente en el sistema de nuestro hotel o alojamiento, asegurando una transición sin problemas desde la reserva hasta la estancia. Además, proporciona una experiencia más fluida para los huéspedes y reduce la carga de trabajo del personal de recepción.
5. Desafíos y consideraciones al implementar un PMS con check-in online
- Es crucial evaluar los requisitos técnicos y de infraestructura necesarios para la implementación de un PMS y un sistema de check-in online, y asegurarnos que el hardware y el software sean compatibles y estén actualizados.
- Debemos formar al personal para utilizar adecuadamente el nuevo sistema, lo que puede requerir tiempo y recursos adicionales.
- La seguridad de los datos es una preocupación crítica. Debemos asegurarnos de que el PMS y el sistema de check-in online cumplan con las normativas de privacidad y seguridad de datos.
6. Tendencias futuras en la gestión de propiedades y tecnología de hospitalidad
Si miramos al futuro, la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la automatización seguirán transformando la industria hotelera, ofreciendo nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia y la experiencia del huésped.
Entre estas tendencias, el check-in sin contacto y las soluciones de gestión basadas en la nube están ganando popularidad, proporcionando una mayor flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes de los huéspedes y del mercado.
En resumen, implementar un PMS en tu hotel o alojamiento turístico no solo mejora la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente, sino que también posiciona a tu negocio para aprovechar las futuras tendencias tecnológicas en el sector hospitality.
