Viajar, ya sea por placer o por negocios, siempre conlleva una serie de trámites que pueden resultar tediosos, y que tienen un impacto directo en la experiencia que la persona tendrá de nuestro hotel o alojamiento turístico. Uno de los más habituales y, a veces, estresantes, es el proceso de check-in.
Hoy en día, aunque el check-in online está ganando terreno, en la mayoría de alojamientos turísticos todavía conviven el check-in tradicional en la recepción y el check-in online. ¿En qué consisten y qué ventajas y desventajas tienen ambos métodos?
¿Qué es un proceso de check-in en hoteles?
El check-in en hoteles o alojamientos turísticos es el proceso mediante el cual los huéspedes confirman su llegada y se registran para acceder a su habitación. Tradicionalmente, esto implica presentarse en la recepción del hotel, proporcionar una identificación, completar formularios necesarios y recibir la llave o tarjeta de la habitación.
Por otra parte, el check-in online permite a los huéspedes realizar este proceso antes de su llegada, mediante una plataforma digital. Esto incluye la actualización de información personal, el pago de cualquier saldo pendiente y, por ejemplo, la selección de la habitación u otros servicios adicionales. Ambos métodos buscan facilitar el inicio de la estancia, aunque ofrecen diferentes niveles de conveniencia y personalización.
Ventajas y desventajas del check-in tradicional en hoteles
Ventajas
- El personal de la recepción ofrece una atención más personalizada y cercana.
- Si hay problemas con la reserva, la habitación o documentación, el personal puede ayudarte a resolverlos de inmediato.
- El personal del hotel puede proporcionar recomendaciones sobre lugares para visitar, restaurantes y otros servicios locales, lo que mejora la experiencia global del viajero.
Desventajas
- Implica tiempo de espera en la recepción, colas y retrasos, quizás la peor experiencia que puede tener una persona que llega cansada a nuestro hotel o alojamiento.
- Limitación de horarios, por lo que no podemos atender a personas que llegan en horarios fuera de los habituales —o, por el contrario, debemos asignar más personal a la recepción para cubrir más turnos.
- Las mejores habitaciones o servicios pueden estar ocupados por aquellos que realizaron el check-in online antes, por lo que no podemos ofrecer a la persona en recepción el alojamiento que esperaba.
Ventajas y desventajas del check-in online en hoteles
Ventajas
- En vez de simplemente registrar datos, una tarea sin demasiado valor añadido, el personal de recepción puede ofrecer una atención más cualitativa, ofreciendo recomendaciones o servicios adicionales para hacer upselling, o dando asistencia en el caso de peticiones o necesidades especiales.
- Es más cómodo para el huésped y le ahorra tiempo y esperas, ya que puede realizar el check-in desde cualquier dispositivo y lugar con acceso a internet, y se ahorra las largas colas en la recepción del hotel.
- Puede realizar el check-in en cualquier momento dentro del periodo permitido por el hotel, generalmente a partir de 24 horas antes de la llegada.
- Completar la información personal y el pago de manera anticipada agiliza el proceso, permitiendo simplemente recoger la llave o tarjeta de la habitación a la llegada.
- Se pueden ofrecer recomendaciones, descuentos o beneficios adicionales vía canales digitales, ayudando así a la persona a preparar su viaje y mejorando su experiencia en nuestro establecimiento.
Desventajas
- Es necesaria una conexión a internet fiable y un dispositivo compatible, lo cual puede ser un problema en zonas con mala conectividad.
- El viajero es responsable de los datos y de tener en regla la documentación.
- Cambiar detalles de la reserva una vez realizado el check-in online puede ser más complicado sin la asistencia del personal del hotel —en este caso, nos beneficiará tener canales de comunicación digitales rápidos y eficientes para dar respuesta a la persona.
Check-in online, check-in tradicional y cumplimiento de la normativa
En los últimos años la normativa relativa al registro de viajeros se ha actualizado en países de todo el mundo, y está implicando entre otras cosas la obligación de comunicar los datos de los huéspedes a registros oficiales digitales, como en el caso de la plataforma SES Hospedajes en España o el Registro Nacional de Turismo (RNT) en Colombia.
El check-in online cuenta con la ventaja de que se puede integrar con nuestro PMS y con estas plataformas oficiales, y comunica los datos registrados directamente, ahorrando tiempo a nuestro personal, evitando errores en los datos comunicados y, lo más importante, facilitando el cumplimiento de la normativa aplicable para evitar multas y sanciones.
En resumen, aunque la gran mayoría de hoteles y alojamientos turísticos todavía ofrecen las dos modalidades, e incluso algunos son reticentes al check-in online, esta opción es cada vez más necesaria, tanto para satisfacer las expectativas de viajeros cada vez más digitalizados, como para cumplir con las normativas del sector turístico que regulan el tránsito de viajeros.